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Le secrétariat de direction

Le secrétaire de direction est le collaborateur direct d’un cadre supérieur. Il joue un rôle fondamental dans la bonne marche de l’entreprise à laquelle il appartient. Ses compétences techniques lui permettent d’organiser et d’encadrer le travail administratif dont il a la charge. Le métier s’exerce en étroite collaboration avec le supérieur hiérarchique.

Ses tâches sont complexes et diversifiées :
– Effectuer des travaux classiques de secrétariat : classer, préparer les dossiers, réceptionner le courrier, recevoir, filtrer et transmettre les communications téléphoniques, rassembler et mettre en forme (tableaux de bord, graphiques) les différents travaux de secrétariat du service ;
– Assurer, à la demande du hiérarchique, la totalité du traitement d’informations particulières (frappe, mémorisation sur ordinateur, diffusion...) ;
– Organiser des réunions, des conférences, y participer, en rédiger le compte rendu ;
– Répondre au courrier reçu, rédiger des lettres de caractère commercial ou technique, ou toute correspondance de même nature ;
– Dactylographier et rédiger du courrier en langue étrangère ;
– Établir, en sténographie ou par d’autres moyens, des procès-verbaux d’assemblées législatives, d’audiences de tribunaux ou d’autres débats ;
– Gérer matériellement les contacts de son responsable hiérarchique : rendez-vous, réunions, déplacements ; gérer son planning ;
– Trier, parmi les informations et les documents émanant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur, ceux qui sont nécessaires au travail du cadre supérieur qu’il assiste ;
– Transmettre aux différents services les instructions du supérieur ;
– Examiner des demandes de réunion, programmer et organiser des réunions et des voyages pour le chef de l’unité et d’autres membres du personnel ;
– Aider le chef de l’unité à organiser la réception et le séjour de visiteurs extérieurs ou de membres du personnel ;
– Éventuellement, en l’absence de son chef, se substituer à celui-ci et expédier les affaires courantes.

Les horaires sont généralement réguliers, mais les responsabilités assumées peuvent contraindre le secrétaire à des horaires irréguliers ; il peut même être amené à voyager. Le secrétaire de direction disposait jusqu’à présent d’un bureau personnel. Mais le tandem un cadre-un secrétaire est en voie de disparition et la situation tend à évoluer vers des formules de secrétariat groupé, en particulier sous la forme d’un groupe de secrétaires polyvalents pour un groupe de cadres.

Qualités requises

S’adapter à un rythme et à des méthodes de travail spécifiques – Prendre des initiatives pour faciliter le fonctionnement du service – Avoir une présentation soignée – Esprit d’analyse et de synthèse – Bonne culture générale et connaissance des langues – Disposition à l’accueil et aux contacts – Pouvoir gérer simultanément les activités en cours et les demandes nombreuses (téléphone, visites) provenant de l’entreprise, de l’extérieur ou du chef hiérarchique ; savoir hiérarchiser l’urgence des demandes – Respecter la confidentialité des informations traitées ou communiquées – Ouverture aux problèmes humains, maturité, discrétion, diplomatie et maîtrise de soi – Être doté de goût et de bonnes dispositions pour l’expression orale et écrite – Être par nature précis, soigneux, méthodique, organisé et avoir de l’ordre.

Les perspectives professionnelles

Le secrétariat de direction apparaît à la nouvelle génération, nettement plus diplômée que la précédente, comme une étape vers des fonctions offrant des responsabilités plus importantes, en particulier vers l’assistanat de direction. En raison de sa compétence, le secrétaire peut se voir confier un service autonome, c’est de l’assistanat de direction spécialisé. Les assistanats les plus fréquemment rencontrés sont l’assistanat commercial, l’assistanat administratif et comptable, l’assistanat du personnel. Il peut également, en fonction de sa personnalité, accéder au statut de cadre commercial ou cadre de gestion.
Les fonctions du secrétaire de direction varient selon l’entreprise où il exerce et selon le degré d’autonomie et d’initiative qui lui est accordé. L’emploi exige de l’expérience et une période d’adaptation à l’entreprise. Comme dans toute profession, il faut faire un apprentissage et ses preuves pour aboutir à une situation intéressante et pouvoir assumer de réelles responsabilités personnelles. Il est bien évident qu’un secrétaire de direction, récemment diplômé, ne fera pas immédiatement partie des cadres de la firme qui l’emploiera.

-  Le secrétariat médical
De plus en plus, les hôpitaux, les polycliniques, les laboratoires d’analyses et de recherches médicales ressentent le besoin de recourir à un personnel spécialisé et hautement qualifié qui décharge des tâches administratives les médecins, les infirmiers, les services de recherche.
De même, les centres de médecine préventive, d’orientation professionnelle, de surveillance psycho-médico-sociale et un grand nombre de médecins recherchent des secrétaires qui possèdent des connaissances solides en matière médico-sociale et médico-administrative.

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