Secrétaire

Fonctions
Selon le service où elle travaille (la profession est largement féminine), ses compétences varient. Cependant, ses activités consistent la plupart du temps à la saisie sur ordinateur, au classement des dossiers, aux contacts téléphoniques, aux prises de rendez-vous... Elle doit donc maîtriser les logiciels de traitement de texte et les tableurs, l’utilisation de la télécopie et d’Internet. Elle se charge bien souvent, dans les petites structures, de l’accueil des personnes, de la frappe du courrier, de l’organisation des réunions ou de la tenue de l’agenda de son supérieur.
Elle peut également avoir à orienter et conseiller les interlocuteurs, assurer une logistique de communication et de coordination pour répondre à une demande. Interface entre le service et l’extérieur, elle joue un rôle de coordination et d’organisation au sein de l’équipe. Outre les tâches de secrétariat habituelles, elle doit faire preuve d’une compréhension fine, actualisée en permanence, des activités de l’entreprise, de ses partenaires, d’explications techniques sommaires et savoir détecter certains dysfonctionnements du service.

Qualités requises
Une bonne présentation, une élocution parfaite, des compétences en rédaction sont indispensables. Il faut également être aimable, organisée, méthodique, avoir le sens du contact et un esprit de synthèse. Enfin, la maîtrise de l’anglais est un atout conséquent.

Evolution
Les perspectives de promotion dépend beaucoup de la taille de l’entreprise et de l’acquisition des nouvelles compétences. C’est notamment par le biais de la formation continue, que les secrétaires expérimentées peuvent devenir secrétaires de direction.

Formation
Il est conseiller de suivre un cycle court en haute école en relations publiques. Pour avoir plus d’informations,cliquez ici.